Numériser une procédure réglementée du secteur public est avant tout une affaire de règles et d’accord entre institutions. Le logiciel est la partie qui se déroule comme prévu.
Depuis un an, nous remplaçons un registre papier sur lequel s’appuie un régulateur du secteur public pour décider si des personnes ont satisfait aux exigences leur permettant d’achever leur programme de stage. La version papier passe entre plusieurs mains et par plusieurs autorisations avant d’atteindre le régulateur, en recueillant des signatures en chemin. Lorsqu’elle se perd ou prend du retard, l’inscription de quelqu’un reste en suspens.
Le logiciel d’une telle procédure n’est pas particulièrement difficile. Tout ce qui l’entoure l’est, et l’essentiel de ce qui suit, nous l’avons appris en le faisant.
Les systèmes commerciaux encodent des règles métier que quelqu’un a choisies. Une procédure encadrée par la loi encode des règles fixées par le législateur : délais, enchaînements obligatoires, personnes précises qui doivent signer à des moments précis.
Ces règles ne peuvent pas être approximées, et elles ne peuvent pas être modifiées au détour d’un sprint parce qu’un utilisateur les trouve contraignantes. Notre cahier des charges a connu plusieurs versions avant de se stabiliser. Chacune rapprochait les règles écrites de ce qu’exige la réglementation, et de la façon dont la procédure papier fonctionne réellement, ce qui n’est pas toujours la même chose.
Le meilleur indicateur précoce de complexité a été le nombre de rôles qui interviennent sur un même dossier. Il y en avait plus que prévu, et chacun voyait la procédure différemment. La personne en formation veut que son dossier soit accepté. La personne qui la supervise veut attester de sa compétence sans y consacrer une soirée de tâches administratives.
Chaque rôle ajoutait des validations, des notifications et des exceptions. Une fois les rôles compris, les écrans ont été simples à concevoir ; avant cela, ils étaient très difficiles.
Le travail pour le secteur public obéit aux règles de la commande publique et à une gouvernance formelle, et les personnes changent. Seuls les documents signés survivent au départ d’un coordinateur de projet.
Nous avons donc conduit la mission par jalons signés. Les ateliers de cadrage ont été enregistrés et clôturés par un certificat de recette, et chaque groupe de sprints s’est clôturé par un autre. L’équipe qualité du client a testé chaque sprint au regard d’une matrice de traçabilité et a transmis un retour formel. Les modifications en production passeront par une demande de changement écrite, assortie d’un plan de retour arrière, et par un examen du comité consultatif des changements.
C’est plus lent que de travailler sur la base de la confiance. C’est aussi ce qui a permis au projet d’accueillir de nouvelles personnes des deux côtés sans rouvrir des décisions déjà prises. Lorsqu’un travail supplémentaire a été nécessaire, il a fait l’objet d’un contrat formel, et c’est ainsi qu’un organisme public est censé acheter.
Ce n’est pas nous qui les avons choisis pour le client. Nous avons présenté les options, de l’analyse statique du code comme socle jusqu’à l’analyse des dépendances et aux tests dynamiques, avec ce que chacune détecte et ce que chacune coûte, et nous avons laissé au client le choix du niveau d’investissement. Les organismes publics doivent rendre compte de leurs dépenses, et une décision présentée par écrit inscrit le choix au dossier.
Commencez par la réglementation et les formulaires, et gardez la liste de souhaits pour plus tard. Recensez chaque rôle qui intervient sur un dossier et ce que chacun doit signer. Attendez-vous à ce que les exigences évoluent à mesure que les règles écrites se confrontent à la pratique, et formalisez la recette dès le premier jalon.
Préparez aussi la passation tôt. Le système sera géré par des personnes qui n’étaient pas présentes lors de sa conception, et c’est pourquoi celui-ci est livré avec un plan de support, un mode opératoire, un manuel utilisateur et une courte vidéo de démonstration pour chaque rôle.
Vous trouverez davantage d’informations sur nos travaux pour le secteur public sur la page secteur public et gouvernement.
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