Confidentialité & protection des données

Objet

Cette politique décrit la manière dont les sociétés du groupe nVisionIT se conforment à la loi sud-africaine sur la protection des informations personnelles (POPIA, loi n° 4 de 2013), y compris la façon dont les informations personnelles sont collectées, traitées, conservées, protégées et supprimées. Notre organisation attache depuis longtemps de l’importance à la confidentialité des informations personnelles et a mis en place volontairement des contrôles conformes à la POPIA avant même sa date d’entrée en vigueur.

Champ d’application

Cette politique s’applique à l’ensemble des sociétés du groupe nVisionIT (Île Maurice et Afrique du Sud) ; à tous les salariés, prestataires, stagiaires et intérimaires ; à toutes les informations relatives aux clients, fournisseurs, partenaires et salariés traitées par nVisionIT ; et à tous les systèmes, plateformes, sites web et outils numériques où des informations personnelles sont traitées. Elle s’articule avec nos documents de gouvernance internes, notamment nos politiques d’utilisation de l’IA et de sécurité, nos normes de gestion des enregistrements, nos notices de protection des données et les clauses de nos contrats, SLA et accords de confidentialité.

Principes de la POPIA

nVisionIT respecte les huit conditions d’un traitement licite des informations personnelles :

• Responsabilité : nous répondons du respect de la POPIA dans tout ce que nous traitons en qualité de responsable du traitement, et du respect de nos obligations de sous-traitant lorsque nous traitons des informations personnelles pour le compte d’un client.
• Limitation du traitement : les informations sont traitées de manière licite, minimale, uniquement pour des finalités explicites définies et, si nécessaire, avec consentement.
• Spécification de la finalité : les informations sont collectées uniquement à des fins commerciales, opérationnelles, contractuelles ou légales légitimes.
• Limitation du traitement ultérieur : les informations ne sont pas utilisées à des fins incompatibles avec la finalité initiale de la collecte.
• Qualité de l’information : nous prenons des mesures raisonnables pour garantir que les informations sont exactes, complètes, pertinentes et à jour.
• Transparence : les personnes concernées sont informées de ce qui est collecté, pourquoi, comment ces données seront utilisées et avec qui elles peuvent être partagées.
• Mesures de sécurité : des mesures organisationnelles et techniques appropriées protègent les informations personnelles, y compris les contrôles d’accès, le chiffrement et des environnements sécurisés liés au locataire (Microsoft 365, Azure), sans divulgation ni transfert non autorisés vers des outils d’IA ou des systèmes externes.
• Participation de la personne concernée : les personnes concernées peuvent demander l’accès, la correction ou la suppression de leurs données, et retirer leur consentement le cas échéant.

Base légale & sécurité du traitement

Selon le contexte, nous pouvons traiter des informations d’identité, de contact et d’emploi, des données clients au sein des systèmes que nous gérons, des informations sur les fournisseurs et des données d’interaction avec le site, en appliquant partout la minimisation des données. Les contrôles de sécurité comprennent des environnements Microsoft 365 et Azure sécurisés, un accès contrôlé aux systèmes et aux actifs des projets, des procédures internes de protection des données et de contrôle des dossiers, le chiffrement en transit et au repos, l’absence d’utilisation d’outils d’IA publics ou non approuvés pour les données personnelles ou clients, la journalisation et la surveillance des accès aux systèmes, ainsi que des protocoles de réponse aux incidents.

Partage & transfert transfrontalier

Les informations personnelles ne peuvent être partagées qu’avec des employés autorisés, des prestataires liés par contrat comportant des clauses POPIA, et les autorités légales ou réglementaires lorsque requis. nVisionIT ne vend ni ne partage d’informations personnelles avec des tiers à des fins de marketing. Les transferts transfrontaliers n’ont lieu que lorsqu’ils sont nécessaires à la prestation de service, lorsque des mesures de protection des données équivalentes existent, lorsque les contrats comportent des clauses POPIA transfrontalières, et lorsqu’un consentement explicite est obtenu si requis.

Cookies et mesure d’audience

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Abonnements aux Analyses et résultats envoyés par e-mail

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Visiteurs de l’Union européenne et du Royaume-Uni

Lorsque le RGPD de l’UE ou du Royaume-Uni s’applique au traitement de vos données personnelles, nous nous fondons sur votre consentement pour les e-mails Analyses et les cookies d’analyse, sur les mesures précontractuelles prises à votre demande lorsque vous nous adressez une demande, et sur notre intérêt légitime pour le fonctionnement et la sécurisation de ce site web. Vous disposez des droits d’accès, de rectification et d’effacement de vos données, du droit de limiter le traitement ou de vous y opposer, du droit à la portabilité des données et du droit de retirer votre consentement sans remettre en cause les traitements antérieurs. Les données personnelles sont traitées en Afrique du Sud et à Maurice, ainsi que par les prestataires nommés dans la présente politique, dont certains sont situés hors de l’UE et du Royaume-Uni. En cas de transfert, nous nous appuyons sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre pays. Les demandes sont à adresser à info@nvisionit.co.za, à l’attention de Stephen Jordaan, spécialiste infrastructure.

Conservation, suppression & droits des personnes concernées

Les informations personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou aussi longtemps que la loi l’exige, conformément aux normes de maîtrise des enregistrements de nVisionIT. Les personnes concernées ont le droit de demander l’accès, la rectification ou l’effacement de leurs données, de s’opposer au traitement, de retirer leur consentement et d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une réclamation peut être déposée auprès de l’Information Regulator en Afrique du Sud ou du Data Protection Commissioner à Maurice. Les demandes doivent porter la mention « à l’attention de Stephen Jordaan, spécialiste infrastructure » et être adressées à info@nvisionit.co.za, ou envoyées par courrier à Stephen Jordaan, spécialiste infrastructure, nVisionIT, 28 Pelican Drive, Rooihuiskraal, Centurion 0157. Nous accusons réception de chaque demande dans un délai de cinq jours ouvrables. Les personnes concernées à Maurice peuvent utiliser la même adresse ou contacter notre bureau mauricien à info@nvisionit.mu.

Notification des violations

Toute violation de données, suspectée ou avérée, doit être signalée immédiatement. Si des informations personnelles sont compromises, nVisionIT en informera les personnes concernées ainsi que l’autorité compétente : l’Information Regulator au titre de la POPIA en Afrique du Sud, et le Data Protection Commissioner dans les 72 heures au titre du Data Protection Act 2017 à l’Île Maurice.

Rôles & responsabilités

La gouvernance supervise la conformité à la POPIA et tient à jour les politiques, avis et procédures ; les équipes informatiques & de sécurité appliquent les mesures techniques et gèrent le contrôle d’accès et les environnements sécurisés ; les employés et prestataires doivent respecter cette politique et l’ensemble des contrôles associés, ne doivent pas exposer de données personnelles ou clients à des systèmes non autorisés, et doivent signaler immédiatement toute violation suspectée.